¿Qué es el informe de necesidades?
Vale, vamos a hacerlo más humano, con un poco de voz propia y menos rigidez:
Mira, el famoso informe de necesidades es básicamente el punto de partida en toda esta movida de la licitación pública. Sin este documento, nadie sabe ni qué demonios necesita la entidad ni cómo demonios piensan conseguirlo. Es como el mapa antes de un viaje: si no lo tienes claro, acabas perdido y gastando más de lo que deberías.
¿Para qué sirve? Pues para poner sobre la mesa, clarito y sin rodeos, qué necesita el organismo público, por qué lo necesita, para cuándo lo quiere y hasta cuánto está dispuesto a soltar de pasta. Si no lo dejas bien detallado, los proveedores y contratistas acaban enviando propuestas que no tienen nada que ver —y ahí empieza el circo de los malentendidos, las impugnaciones, y bueno, toda la novela.
El formato… pues depende bastante de la entidad y de lo que estén buscando. A veces es un documento larguísimo, con especificaciones técnicas, plazos de entrega, condiciones de servicio, mantenimiento, soporte, hasta el presupuesto disponible y los criterios de evaluación, todo ahí metido. Otras veces, es más sencillo, pero siempre tiene que dejar claro qué esperan de los que van a concursar.
Y ojo, que este informe no es para tomárselo a la ligera. Un error tonto, una omisión o simplemente no ser claros, puede significar propuestas que no sirven para nada o hasta que el proceso entero se vaya al garete. Por eso, lo mejor es que todos los que tienen algo que decir participen en la elaboración, y si pueden traer a un experto en contratación pública, mejor todavía.
Ah, y si te preocupa el SEO —que ya sé que a veces parece que escribimos más para Google que para personas—, mete términos como “informe de necesidades”, “licitación pública”, “contratación pública”, “proveedor”, “contratista”, “especificaciones técnicas”, “plazos de entrega”, “condiciones de servicio”, “presupuesto disponible”, “criterios de evaluación”, y “expertos en contratación pública” de forma natural, sin forzar la máquina.
Total, el informe de necesidades es el documento clave para que todo el proceso de licitación pública no se convierta en un desastre. Hazlo bien, involucra a todos y, si puedes, llama a los que realmente saben del tema. Si no, vas a tener problemas, y de los gordos.
